ทำงานให้ราบรื่นแค่สื่อสารให้ตรงจุด

จากประสบการณ์การทำงานของผม การที่เราสามารถสร้างสรรค์ผลงานดี ๆ หรือประสบความสำเร็จในงานที่ทำไม่ได้อยู่ที่ ไอเดียแจ๋ว ๆ ความมุ่งมั่นตั้งใจ หรือความเก่งกาจของเราเท่านั้น เพราะในการทำงานจริงเราจะต้องข้องเกี่ยวร่วมมือกับผู้คนอีกมากมาย ทั้งเพื่อนร่วมงานในทีมเดียวกัน หรือผู้ร่วมงานในแผนกอื่น ๆ ดังนั้นความเข้าใจที่ตรงกันจึงเป็นคีย์สำคัญอันหนึ่งที่มองข้ามไม่ได้ ซึ่งความเข้าใจที่ตรงกันก็ต้องมาจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

“ผมรับใช้นายพลวอชิงตัน (จอร์จ วอชิงตัน) สมัยเป็นส.ส.ที่เวอร์จิเนียก่อนการปฏิวัติ อีกทั้งยังรับใช้ ดร.แฟรงคลิน (เบนจามิน แฟรงคลิน) ในสภาคองเกรสสมัยที่มีการปฏิวัติ ผมไม่เคยได้ยินท่านใดพูดเกิน 10 นาทีเพื่อตัดสินใจเลย พวกท่านเน้นที่ประเด็นสำคัญ และรู้ดีว่าประเด็นรอง ๆ จะตามมาเอง” โธมัส เจฟเฟอร์สัน

ผมเห็นด้วยกับผู้ยิ่งใหญ่ที่สร้างชาติอเมริกันทั้งสามคนนี้ ไม่ว่าคุณกำลังสื่อสารกับใคร เป้าหมายของคุณควรอยู่ที่ประเด็นสำคัญของเรื่อง ประเภทพูดกันน้ำท่วมทุ่งแล้วไม่มีเนื้อหาใจความ จับประเด็นไม่ได้ หรือต่างคนต่างจับกันไปคนละเรื่อง การทำงานของคุณป่วนแน่ครับ แต่ก็ไม่ใช่ทุกคนจะเข้าใจเรื่องของการสื่อสาร และสามารถบอกถึงสิ่งที่คุณคิด คุณเข้าใจต่อผู้อื่นได้อย่างครบถ้วน เราจะต้องมีการฝึกฝน และจัดระบบความคิดกันพอสมควร นี่เป็นแนวทางที่ผมว่าได้ผลครับ

1. ต้องชัดเจนในประเด็นที่คุณจะสื่อสารออกไปเสียก่อน คุณจะบอกต่อคนอื่นให้เขาเข้าใจได้อย่างไรถ้าตัวคุณเองยังไม่ชัดเจนในประเด็น หรือเป้าหมายที่คุณต้องการจะสื่อสารออกไป ฉะนั้นเรียบเรียงประเด็นของคุณก่อน อาจจะจดลงสมุดไว้เป็นหัวข้อ เพื่อไม่ให้หลงประเด็นเวลาพูด แต่ละเรื่องก็ควรหาข้อมูลสนับสนุนไว้อย่างรอบด้าน เพื่อจะตอบคำถาม ข้อข้องใจของตัวเองให้กระจ่าง และมาใช้ในตอบคำถามผู้ร่วมงานคนอื่นได้อย่างเข้าใจ
2. ต้องรู้ว่าคุณจะสื่อสารกับใคร แม้จะเป็นโปรเจ็กเดียวกัน แต่ถ้าคุณทำงานเป็นทีมก็ต้องมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน บางประเด็นที่เป็นรายละเอียดของการทำงานคุณอาจไม่จำเป็นต้องพูดกับทุกคน เพราะอาจจะสร้างความสับสนได้ ดังนั้นแยกไปเลยว่าเรื่องนี้จะพูดกับใคร อย่างไร เมื่อรู้ว่าจะสื่อสารเรื่องไหนกับใคร คุณก็จะได้เน้นไปที่ประเด็นที่เหมาะกับคน ๆ นั้นอย่างตรงจุด โดยไม่ต้องทวนเรื่องราวที่ไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังมีผลกับการเลือกใช้ภาษาในการสื่อสารที่เหมาะสมกับแต่ละบุคคลด้วย
3. ฟังข้อมูลให้รอบด้านก่อนจะพูด เมื่อมีประเด็นของตัวเองแล้ว อย่าลืมฟังข้อมูล ความคิดเห็นจากคนอื่น ๆ ด้วย เพื่อที่จะนำมาประมวลความคิดให้ชัดเจนยิ่งขึ้น และเพื่อให้เราเข้าใจคนอื่น สามารถตอบข้อสงสัยจากคนอื่นได้ การสื่อสารที่ดีนั้นคุณจะต้องทำความเข้าใจกับคนอื่นก่อน ฟังสิ่งที่เขาพูดก่อนนะครับ คุณถึงจะเข้าใจเขาได้
4. พยายามสื่อสารกันให้มาก และอย่างต่อเนื่อง การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นคุณจะต้องทำอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่พูดครั้งเดียวแล้วหายเงียบไปเลย คุณต้องคอยรีเช็กอยู่เสมอว่าเราเข้าใจตรงกันหรือไม่ หรือเกิดคำถามที่ต้องการคำแนะนำบ้างหรือเปล่า ปัญหาจากการทำงานหลาย ๆ ครั้งเกิดขึ้นเพราะเราไม่พูดคุยกัน หรือสื่อสารกันน้อยเกินไป แต่ก็ระวังอย่าให้มากเกินจนน่ารำคาญล่ะครับ
5. พูดด้วยความสุภาพ และจริงใจ เป็นข้อที่ผมคิดว่าข้ามไปไม่ได้ ไม่ว่าคุณจะพูดตรงประเด็นแค่ไหน สร้างความเข้าใจในเนื้องานได้ดีอย่างไร แต่ถ้าคุณไม่ให้เกียรติผู้ฟัง ใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม และขาดความจริงใจ ผมรับรองได้เลยว่าไม่มีใครอยากทำงานกับคุณแน่ ๆ แล้วการสื่อสารที่ดีแค่ไหนก็ช่วยไม่ได้ล่ะครับ

ไม่ว่าโลกจะมีเครื่องมือเครื่องไม้มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการสื่อสารได้ดีมากขึ้นแค่ไหน แต่ถ้าหลักการในการสื่อสารของคุณผิดพลาด ประสิทธิภาพในการสื่อสารก็จะไม่เกิดขึ้น ดังนั้นทำความเข้าใจกับกระบวนการการสื่อสารกันให้ดีก่อนนะครับ